PROJEKTI

Excel-raportoinnin automaatio-ohjelmisto talousraportointiin

Räätälöity ohjelmistokehitys, Excel- ja CSV-tuonnit, Tietojen päivityksen automatisointi, Koontinäytön ja KPI-mittareiden suunnittelu, Talousraportointi, PDF-tiedostojen luonti, Excel-käyttäjädokumentaatio

  • Toimiala: Taloushallinto
  • Saksa Sijainti: Saksa
  • Toimitusaika: 10 viikkoa
  • Teknologiat: Python, JavaScript / TypeScript (Node.js)
3 kuukautta

Asiakas on tilitoimisto, joka käyttää aikaa muuttuvien Excel- ja CSV-tietojen yhdistämiseen, kaavojen tarkistamiseen ja talousraporttien laatimiseen käsin. Ohjelmisto on Excel-pohjainen raportointityönkulku kirjanpitäjille ja johdolle. Se tuo lähdetyökirjat ja CSV-tiedostot sisään, validoi tiedot, päivittää laskelmat ja luo koontinäytöt. Lisäksi se tuottaa tilinpäätösraportteja ja PDF-raportteja. Lopputuloksena liikevaihdon, katteiden ja kassavirran tarkasteluun on yksi paikka ilman toistuvaa kopiointia ja liittämistä.

Yhteenveto

Ongelma

Tilitoimisto käyttää aikaa muuttuvien tiedostojen yhdistämiseen ja toistuvien raporttien tarkistamiseen kopiointi-, kaava- ja käyttäjävirheiden varalta.

Ratkaisu

Ratkaisusta tuli Excelin natiivi työnkulku, joka tuo yrityksen taloustiedot sisään, validoi ja päivittää ne sekä esittää ne selkeästi.

Lopputulos

Ohjelmisto vähentää manuaaliseen raportointiin kuluvaa aikaa ja tarjoaa yritykselle selkeämmät johdolle valmiit raportit.

Asiakastarina

Asiakas on saksalainen tilitoimisto. Se laatii tilinpäätöksiä, budjetteja ja ennusteita muuttuvista Excel- ja CSV-tiedoista.

Lisäksi se hoitaa täsmäytyksiä ja suorituskyvyn koontinäyttöjä.

Yritys käyttää aikaa lähdetiedostojen yhdistämiseen, kaavojen tarkistamiseen ja toistuvien raporttien laatimiseen. Tietojen kopiointi työkirjojen välillä lisää myös kaava- ja käyttäjävirheiden riskiä.

Pyyntö oli yksinkertainen: pidetään prosessi tavallisessa työpöytäversioiden Excelissä, yhdistetään useita lähdeformaatteja, luodaan johdolle valmiit koontinäytöt ja talousraportit sekä tehdään työkirjasta helppokäyttöinen myös teknisille käyttäjille.

Ratkaisu rakennettiin hallitun tuonti- ja päivitysprosessin, määritettävien raportointisääntöjen, selkeiden validointiviestien ja dokumentaation ympärille. Moduulit järjestettiin niin, että kirjanpitäjät voivat siirtyä lähdetiedostoista analyysiin, raportteihin ja jaettaviin tulosteisiin yhdessä työkirjassa.

Asiakas pyysi

  1. Työskentelyä työpöytäversioiden Excelissä ilman kolmannen osapuolen lisäosia
  2. Koontinäyttöjen, Pivot-taulukoiden, kaavioiden ja KPI-näkymien luomista
  3. Excel-työkirjojen, laskentataulukoiden, CSV-tiedostojen ja liitettyjen taulukoiden yhdistämistä
  4. Työkirjan helppoa ylläpidettävyyttä myös teknisille Excel-käyttäjille

Miksi valmis ohjelmisto ei sopinut

Yleiset taulukkolaskentaohjelmat tarjoavat kaavioita, tietojen järjestämistä ja analyysiä, mutta ne eivät yksin vastaa tämän yrityksen määritettyjä tuonteja, muunnoksia, täsmäytyksiä, päivityksiä ja raporttitulosteita. Tarvittiin räätälöity työkirja, joka pitää nämä säännöt yhdessä päivitettävässä työnkulussa tavallisessa työpöytäversioiden Excelissä ilman kolmannen osapuolen lisäosia.

Projektin yleiskatsaus

Ratkaisu suunniteltiin yrityksen todellisten lähdetiedostojen ja raportointisääntöjen ympärille. Erillinen tuontialue hyväksyy Excel-työkirjat, laskentataulukot ja CSV-tiedostot, ja tiedostonvalinta välttää kiinteästi määritetyt tiedostopolut.

Epäyhtenäisten syötteiden käsittelemiseksi työnkulku puhdistaa ja yhdenmukaistaa tiedot ennen analyysiä. Se myös validoi, täsmäyttää ja poistaa saapuvista tietueista kaksoiskappaleet.

Päivitysprosessi laskee kaavat uudelleen ja päivittää raportointialueet ajantasaisista lähdetiedostoista.

Koontinäyttö kokoaa KPI-mittarit, trendit ja poikkeamat yhteen näkymään. Pivot-tyyppisten yhteenvetojen ja viipalointitoimintojen avulla johto voi suodattaa lukuja rakentamatta työkirjaa uudelleen.

Talousraportointi toteutettiin erillisinä osioina: tuloslaskelma, tase, ja rahavirtalaskelma. Täsmäytetyt kohteet ja merkityt poikkeamat pysyvät näkyvissä ennen raportin jakamista.

Tulostusprosessi luo muotoillut raportit ja PDF-tiedostot järjestettyyn kansioon. Asetusalueet, kommentit, ohjeet ja läpikäynnit pitävät työkirjan ymmärrettävänä myös yrityksen teknisille käyttäjille.

Toimitetut tärkeimmät ominaisuudet

  • Excel- ja CSV-tuonti yhdellä napsautuksella
  • Tietojen puhdistus, validointi ja kaksoiskappaleiden poisto
  • Päivitettävät kaavat ja raporttilaskelmat
  • KPI-koontinäyttö kaavioilla ja viipalointitoiminnoilla
  • Pivot-tyyppiset yhteenvetotaulukot
  • Tuloslaskelma-, tase- ja rahavirtalaskelmaosiot
  • Taloustietojen täsmäytys poikkeamamerkinnöillä
  • PDF-raporttien luonti
  • Järjestetyt päivämäärällä nimetyt tulostuskansiot

Lisättävissä

+ Budjetin ja toteuman vertailuraportointi + Ennuste- ja kohdistussäännöt + Validoidut tiedonsyöttölomakkeet

Kuka muu voi käyttää tätä ratkaisua

Näillä yrityksillä on vastaava raportointitehtävä, ja sama ratkaisu voidaan mukauttaa niiden tiedostoihin, sääntöihin ja johdon näkymiin.

Operatiivinen tiimi

Tehtävä Se kokoaa operatiiviset tiedot ja seuraa KPI-mittareita, trendejä ja tehokkuutta toistuvissa raporteissa.
Miten ratkaisu auttaa Ratkaisu tuo lähdetiedostot sisään, päivittää laskelmat ja esittää suodatetut koontinäytöt sekä jaettavat raportit.
Yrityspalvelut

Varastotiimi

Tehtävä Se yhdistää varasto- ja liikedataa varastotasojen, tilauspisteiden ja suorituskyvyn seurantaa varten.
Miten ratkaisu auttaa Ratkaisu yhdenmukaistaa saapuvat taulukot, korostaa poikkeamat ja pitää uusimmat yhteenvedot yhdessä työkirjassa.
Vähittäiskaupat

Tuotantotiimi

Tehtävä Se tarkastelee tuotantotietoja, työnkulkuja ja tehokkuutta muuttuvista taulukoista.
Miten ratkaisu auttaa Ratkaisu yhdistää lähdetaulukot, päivittää KPI-näkymät ja vie muotoillut raportit johdolle.
Elintarviketuottajat

Teknologiapino

Python

Tietojen ja PDF-tiedostojen käsittely

Python tukee taulukoiden käsittelyä, kaavioiden luontia ja PDF-tiedostojen käsittelyä raportointityönkulussa.

JavaScript / TypeScript (Node.js)

Työkirjojen ja CSV-tiedostojen käsittely

JavaScript tai TypeScript tukee työkirjojen lukemista, kirjoittamista ja eroteltujen tiedostojen jäsentämistä.

PHP

Taulukoiden ja PDF-tiedostojen käsittely

PHP tukee taulukkolaskentatietojen tuontia ja vientiä sekä PDF-tiedostojen luontia silloin, kun toteutus käyttää sitä.

openpyxl

XLSX-tiedostojen luku ja kirjoitus

openpyxl (Python-kirjasto Excel-työkirjoille) lukee ja kirjoittaa XLSX- ja XLSM-tiedostoja.

exceljs

Excel-työkirjojen hallinta

exceljs (JavaScript-kirjasto Excel-tiedostoille) lukee ja kirjoittaa XLSX- ja CSV-tietoja.

csv-parse

CSV-tiedostojen jäsentäminen

csv-parse (pilkuilla eroteltujen tiedostojen lukemiseen tarkoitettu kirjasto) muuntaa CSV-syötteen hyödynnettäviksi tietueiksi.

pyecharts

Koontinäytön kaavioiden luonti

pyecharts (Python-kaaviokirjasto) luo kaavioita KPI- ja trendinäkymiä varten.

CSV

Taulukkomuotoisten tietojen siirto

CSV-tiedostot tarjoavat yksinkertaisen syötemuodon toistuville lähdetaulukoille.

PDF

Muotoiltujen raporttien jakaminen

PDF-tiedostot sisältävät tulostettavat ja jaettavat talous- ja johtamisraportit.

Integraatiot

Microsoft Excel

Työnkulku toimii tavallisessa työpöytäversioiden Excelissä ja hyödyntää työkirjan ominaisuuksia tuonteihin, kaavoihin, Pivot-taulukoihin ja raportteihin.

CSV files

CSV-lähdetiedostot siirtävät taulukkomuotoiset tiedot tuonti- ja validointiprosessiin.

PDF output

Raportointiprosessi vie muotoillut talous- ja johtamisraportit PDF-tiedostoiksi.

Lopputulos

Hallittu aloitus jokaiselle päivitykselle

Tuontinäyttö kokoaa lähteen valinnan, validoinnin ja päivityksen tilan yhteen. Se antaa raportointiprosessille selkeän aloituspisteen.

Tämä vähentää toistuvaa tiedostojen käsittelyä ja pitää raportointiprosessin järjestyksessä.

Näin se toimii

  1. Lähdekansio- tai tiedostonvalinta tunnistaa Excel-työkirjat, laskentataulukot ja CSV-tiedostot.
  2. Import Data -moduuli lukee valitut lähdetiedot ja näyttää validointiviestit.
  3. Data Refreshing -moduuli päivittää tilan tietojen puhdistamisen ja työkirjan uudelleenlaskennan jälkeen.
  • Excel-työkirjat
  • Laskentataulukot
  • CSV-tiedostot
Huomautus: Työnkulku käyttää erillistä kansiota tai tiedostonvalintaikkunaa kiinteästi määritettyjen tiedostopolkujen sijaan.
Tuonti- ja päivitystoiminto

Tuonti- ja päivitystoiminto

Tämän näkymän toiminnot
Import Data Data Refreshing

Johdon luvut yhdessä suodatetussa näkymässä

Koontinäyttö muuntaa päivitetyt tiedot KPI-korteiksi, kaavioiksi ja yhteenvetotaulukoiksi. Johto voi tarkastella liikevaihtoa, voittomarginaaleja ja trendejä etsimättä tietoja erillisistä laskentataulukoista.

Interaktiiviset viipalointitoiminnot ja suodattimet pitävät näkymän nykyisen tarkastelun kannalta olennaisissa luvuissa.

Näin se toimii

  1. Koontinäyttö lukee päivitetyt liikevaihto-, voittomarginaali-, KPI-, trendi- ja poikkeamatiedot.
  2. Dashboard Charts -moduuli päivittää interaktiiviset kaaviot ja yhteenvetotaulukot.
  3. Viipalointi- ja suodatinohjaimet rajaavat KPI- ja trendinäkymiä.
  • Liikevaihdon ja kannattavuuden mittarit
  • Liiketoiminnan KPI-mittarit
  • Trendi- ja poikkeamaosiot
Yhteenvetokoontinäyttö suodattimilla

Yhteenvetokoontinäyttö suodattimilla

Tämän näkymän toiminnot
Dashboard Charts KPI Monitoring Kaavioiden ja taulukoiden dynaaminen päivitys Liikevaihdon ja kannattavuuden mittarit Kaavioiden suodatus viipalointitoiminnoilla

Talousraportit ja täsmäytystarkistukset

Talousraporttinäkymä kokoaa tuloslaskelman, taseen, ja rahavirtalaskelman tulokset. Täsmäytetyt kohteet ja merkityt poikkeamat pysyvät näkyvissä tarkistusta varten ennen jakamista.

Kirjanpitäjällä on näin keskitetty paikka tarkistaa lasketut raportit ja täsmäytystulokset.

Näin se toimii

  1. Revenue and Profitability Metrics -moduuli laskee tuloslaskelman, taseen ja rahavirtalaskelman tulokset.
  2. Reconcile Financial Data -moduuli vertaa kohteita ja erottaa täsmäytetyt kohteet merkityistä poikkeamista.
  3. Export Reports to PDF -moduuli valmistelee tarkistetut raporttiosiokset PDF-tulostetta varten.
  • Tuloslaskelman tulokset
  • Taseen tulokset
  • Rahavirtalaskelman tulokset
  • Täsmäytetyt ja täsmäyttämättömät kohteet
Vinkki: Täsmäytystulokset pysyvät raporttiosioiden yhteydessä näkyvissä tarkistusta varten ennen jakamista.
Talousraportit

Talousraportit

Tämän näkymän toiminnot
Reconcile Financial Data Revenue and Profitability Metrics Export Reports to PDF

Jaettavat raportit järjestetyillä tulosteilla

Tulostusnäyttö luo muotoillun raportin valitusta mallista ja säilyttää PDF-tiedostot järjestetyssä päivämäärällä nimetyssä kansiossa. Raportointihenkilöstö voi valmistella yhdenmukaisen tiedoston johdolle jaettavaksi.

Tulosteluettelo pitää luodun yhteenvetoraportin, PDF-raportin ja puhdistetut viedyt tulokset näkyvissä yhdessä.

Näin se toimii

  1. Raporttimallin valitsin määrittää yhteenvetoraportin muodon.
  2. Generate reports for analysis -moduuli luo muotoillun raportin ja puhdistetut viedyt tulokset.
  3. PDF-vientitoiminto luo PDF-raportin.
  • Yhteenvetoraportti
  • PDF-raportti
  • Puhdistetut viedyt tulokset
Raportin vienti ja tulostuskansio

Raportin vienti ja tulostuskansio

Tämän näkymän toiminnot
Raporttien luonti analyysiä varten Export Reports to PDF

Mitä ratkaisu tarjoaa

Tämän ratkaisun avulla tilitoimisto voi:

  • Tuoda ja yhdistää muuttuvia Excel- ja CSV-lähdetiedostoja
  • Päivittää laskelmat ja analyysit yhdestä työkirjasta
  • Tarkastella talousraportteja ja täsmäytystuloksia yhdessä paikassa
  • Seurata liikevaihtoa, katteita, KPI-mittareita, trendejä ja poikkeamia
  • Viedä muotoillut raportit jaettaviksi PDF-tiedostoiksi
  • Ylläpitää raportointisääntöjä asetusalueiden ja dokumentaation avulla

Voisivatko valmisjärjestelmät hoitaa tehtävän?

Ennen suunnittelua tehtävää verrattiin valmisohjelmistoihin niiden omien kuvausten perusteella.

Mitä asiakas tarvitsee Taulukkolaskentaohjelmistot Microsoft Excel, Apple Numbers, Zoho Sheet, WPS Spreadsheets, LibreOffice Calc Automatisoidut raportointityökalut Detrics, Equals Tilastollisen suunnittelun työkalut Analytica Räätälöity ratkaisu
Työskentely tavallisessa työpöytäversioiden Excelissä — — —
Koontinäyttöjen ja KPI-näkymien luominen osittain
Useiden lähdetiedostojen yhdistäminen — —
Helppokäyttöisyys myös teknisille käyttäjille osittain osittain osittain
Asiakkaan omien vaihe-, rooli- ja raportointisääntöjen noudattaminen osittain — —
Kaikki vaiheet yhdessä paikassa — — —
Ei manuaalisia vaiheita ohjelmien välillä — —

Tuotteiden ja niiden kategorioiden julkisten kuvausten perusteella.

Valmisohjelmistot kattavat tehtävän tärkeitä osia: taulukkolaskentaohjelmat käsittelevät tietoja, kaavioita ja analyysejä, kun taas raportointityökalut automatisoivat valittuja yhteyksiä ja tulosteita. Valmis taulukkolaskentaohjelma riittää, kun raportointiprosessista tarvitaan vain yksi osa.

Tämä tilitoimisto tarvitsi oman ohjelmiston, koska tuontien, päivityssääntöjen, täsmäytysten, raporttien ja PDF-tulosteiden oli noudatettava sen standardeja yhdessä paikassa. Valmisratkaisut eivät yhdistäneet koko prosessia ja yrityksen omia sääntöjä ilman manuaalisia vaiheita.

Lopuksi

Lopputuloksena ratkaisu vähentää toistuvaa työtä muuttuvista lähdetiedostoista tilitoimiston johdolle valmiisiin raportteihin siirryttäessä.

UKK

Harkitsetko vastaavan järjestelmän rakentamista? Lue alla olevat vastaukset ja katso, miten Excel-raportointityönkulku voidaan sovittaa tiettyihin tiedostoihin, laskelmiin ja raportointisääntöihin.

Tarvitsetko jotain vastaavaa? Keskustellaan
Tai selaa lisää projekteja