Yhteenveto
Rekrytointiyritys hallinnoi työpaikkoja, hakijoita, hakemuksia ja rekrytoinnin etenemistä hajanaisissa työkaluissa ja manuaalisissa prosesseissa.
Ratkaisuksi toteutettiin räätälöity rekrytoinnin hallintajärjestelmä, jossa on ansioluetteloiden jäsentäminen, hakijahaku ja määritettävät tilat. Mukana ovat myös haastattelut, analytiikka ja roolipohjaiset käyttöoikeudet.
Ohjelmisto vähentää manuaalista rekrytointityötä ja pitää hakijoiden hallinnan yhdessä paikassa.
Asiakkaan tarina
Asiakas on liettualainen rekrytointiyritys. Se hallinnoi rekrytointityössään hakijatietoja, avoimia työpaikkoja, hakemuksia ja sijoituksia.
Rekrytoijat käyttävät aikaa ansioluetteloiden käsittelyyn, hakijoiden tilojen päivittämiseen ja sopivien profiilien etsimiseen. He myös järjestävät haastatteluja ja varmistavat rekrytointitoiminnan yhdenmukaisuuden koko tiimissä.
Toive oli selkeä: jäsentää ansioluettelot hyödyllisiksi hakijatiedoiksi, hallita työpaikkoja ja hakemuksia, näyttää rekrytoinnin suorituskyky sekä hallita eri roolien käyttöoikeuksia.
Ratkaisu rakennettiin työpaikkailmoitusten ja hakijaprofiilien yhteenkytketyiksi moduuleiksi. Niiden ympärille lisättiin haku, haastattelut ja analytiikka.
Rakenne suunniteltiin yrityksen omien rekrytointisääntöjen mukaan. Dokumentoinnin ja koulutuksen avulla tiimi pystyy hallitsemaan järjestelmää itsenäisesti.
Asiakas pyysi
- Ansioluetteloiden jäsentämistä jäsennellyiksi hakijaprofiileiksi
- Työpaikkojen, hakemusten, hakijoiden ja rekrytointitilojen hallintaa
- Rekrytoinnin koontinäyttöjä, raportteja, vientitiedostoja ja toimintalokeja
- Roolipohjaisten käyttöoikeuksien määrittämistä rekrytointitiimeille ja asiakkaille
Miksi valmis ohjelmisto ei sopinut
Valmiit hakijanseurantajärjestelmät kattavat työpaikkailmoitukset, ansioluetteloiden jäsentämisen, haastattelut ja hakijaprosessit. Yritys tarvitsi omien työnkulkujen, käyttöoikeuksien, hakijoiden pääsyn ja raportoinnin yhdistelmän yhteen prosessiin. Räätälöity järjestelmä tarvittiin sovittamaan vaiheet, roolit, kentät ja integraatiovaatimukset yrityksen tarpeisiin.
Projektin yleiskuvaus
Hakijatiedot, haastattelut ja raportointi yhdistettiin samaan prosessiin.
Saapuvien ansioluetteloiden käsittelyä varten toteutettiin jäsennelty profiilimoduuli. Se lukee PDF- ja DOCX-tiedostoja ja poimii yhteystiedot, työkokemuksen ja koulutuksen.
Taidot, tunnisteet ja muistiinpanot säilyvät osana profiilia. Myös arviot ja tilat tallennetaan sinne.
Hakijahaku suunniteltiin käytännönläheistä esikarsintaa varten. Rekrytoijat ja esihenkilöt voivat tehdä kokotekstihakuja sekä suodattaa hakijoita taitojen tai kokemuksen perusteella.
He voivat myös vertailla profiileja, tarkastella sopivuuden perusteluja ja ylläpitää työpaikkakohtaista ehdokaslistaa.
Haastattelujen koordinointi sisällytettiin hakijatietojen yhteyteen. Järjestelmä tallentaa haastatteluajat, kokouslinkit ja palautteen.
Se säilyttää myös kyseiseen avoimeen työpaikkaan liittyvät haastattelutiedot ja tilan.
Ylläpitäjät, rekrytoijat ja esihenkilöt voivat saada roolinsa mukaiset erilliset käyttöoikeudet.
Myös asiakkaat, työnantajat, hakijat ja muut tiimit voivat saada roolikohtaiset käyttöoikeudet. Koontinäytöt ja viennit näyttävät olennaiset rekrytointitiedot.
Toteutetut pääominaisuudet
- Ansioluetteloiden jäsentäminen hakijaprofiileiksi
- Työpaikkailmoitukset ja määritettävät hakemustilat
- Hakijahaku, suodattimet, pisteytys ja vertailu
- Hakijoiden vertailu työpaikan vaatimuksiin
- Ehdokaslistat muistiinpanoilla, arvioilla ja tunnisteilla
- Haastattelujen aikataulutus kokouslinkkeineen ja palautteineen
- Rekrytoinnin koontinäytöt ja konversiomittarit
- Toimintalokit, raportit ja viennit
- Roolipohjaiset käyttöoikeudet ja erilliset käyttöliittymät
