PROJEKTI

Power Automate -työnkulkujen automatisointi Microsoft 365:lle

Mukautettu ohjelmistokehitys, Power Apps -kehitys, Power Automate -työnkulkujen automatisointi, SharePoint-integraatio, Microsoft 365 -integraatio, hyväksyntöjen automatisointi, raportit ja koontinäytöt

  • Toimiala: Asiantuntijapalvelut
  • Sveitsi Sijainti: Sveitsi
  • Toimitusaika: 16 viikkoa
  • Teknologiat: PHP, Python
4+ kuukautta

Asiakas on sveitsiläinen asiantuntijapalveluyritys. Sen tiimit hallinnoivat hyväksyntöjä, pyyntöjä ja asiakirjoja Microsoft 365 -ympäristössä, kun taas toistuva tietojen syöttäminen ja raportointi vievät aikaa. Ratkaisu on mukautettu Power Automate -työnkulkujen automatisointi Power Apps -käyttöliittymillä. Se vastaanottaa pyyntöjä, tietueita ja työnkulun tapahtumia ja tarjoaa yritykselle hyväksyntäpäätökset, jaetut tehtävät, ilmoitukset, päivitetyn SharePoint-sisällön ja operatiiviset raportit yhtenä kokonaisuutena.

Yhteenveto

Ongelma

Yritys hallinnoi hyväksyntöjä, tietueita ja asiakirjoja erillisissä Microsoft 365 -prosesseissa.

Ratkaisu

Ratkaisusta tuli yhdistetty Power Apps- ja Power Automate -työtila pyyntöjä, hyväksyntöjä ja raportointia varten.

Tulos

Sen tarkoitus on vähentää manuaalista työtä ja tietojen siirtämiseen liiketoimintaprosessien välillä kuluvaa aikaa.

Asiakkaan tarina

Asiakas on sveitsiläinen asiantuntijapalveluyritys. Se hallinnoi hyväksyntöjä, pyyntöjä ja asiakirjoja Microsoft 365 -ympäristössä.

Hallinto- ja taloustiimit käsittelevät toistuvaa tietojen syöttämistä, asiakirjoja ja raportteja. Myös SharePoint-sivustojen, luetteloiden ja asiakirjakirjastojen sisällönhallinta on koordinoitava.

Pyyntö oli yksinkertainen: luoda Power Apps -sovelluksia työnkulkujen automatisointiin, yhdistää Power Automate yrityksen Microsoft 365 -työkaluihin, automatisoida työnkulkuviestintä ja tarjota operatiivisia raportteja.

Ratkaisu rakennettiin yrityksen omien sääntöjen ja olemassa olevien tietojen ympärille. Se jaettiin pyyntö- ja hyväksyntä-, SharePoint-tietue- ja raportointinäkymiin.

Modulaariset integraatiot jättivät tilaa myöhemmille laajennuksille.

Asiakas pyysi

  1. Power Apps -sovellusten luomista hyväksyntöihin, tehtävien seurantaan ja liiketoiminnan toimintoihin
  2. Power Automaten yhdistämistä Microsoft 365:een ja liiketoimintajärjestelmiin
  3. Työnkulkujen ilmoitusten, muistutusten, sähköpostien ja tehtävien jaon automatisointia
  4. Raporttien, koontinäyttöjen, analytiikan ja automaattisen raporttien luonnin tarjoamista

Miksi valmis ohjelmisto ei sopinut

Valmiit työnkulkujen hallintatuotteet kattavat prosessien automatisoinnin, hyväksynnät ja tehtävien koordinoinnin, mutta niiden käyttöliittymät ja mukautettavuus eivät välttämättä sovi tämän yrityksen toimintaan. Mukautettua ohjelmistoa tarvittiin työnkulun vaiheiden määrittämiseen asiakkaan omien käytäntöjen ja menettelyjen mukaan sekä Microsoft 365 -tietojen pitämiseen yhteydessä.

Projektin yleiskuvaus

Ratkaisu suunniteltiin Power Appsin ympärille pyyntöjen lähettämiseen, hyväksyntöjen tarkasteluun ja tehtävien seurantaan. Canvas- ja mallipohjaiset sovellukset tarjoavat käyttöliittymän yrityksen omiin prosesseihin.

Hyväksyntöjä varten Power Automate ohjaa lähetykset peräkkäisten tai roolipohjaisten päätösten läpi ja kirjaa tulokset. Työnkulun tapahtumat käynnistävät myös ilmoituksia, muistutuksia ja tehtävien jakoa.

SharePoint-integraatio pitää luetteloiden tietueet, asiakirjat ja hyväksyntätulokset yhdessä. Järjestelmä yhdistää SharePointin, Microsoft Listsin ja Excelin prosessin tarpeiden mukaan.

Operatiiviseen näkyvyyteen kiinnitettiin erityistä huomiota. Power BI vastaanottaa tietojoukkorivejä, luo push-tietojoukkoja ja päivittää tietojoukkoja raportteja ja koontinäyttöjä varten.

Ratkaisu rakennettiin moduuleiksi, jotta uusia lomakkeita, automaatioita ja integraatioita voidaan lisätä ilman koko järjestelmän uudelleenrakentamista. Dokumentaatio ja koulutus sisältyivät toimitukseen, jotta asiakastiimi voi hallita järjestelmää itsenäisesti.

Toimitetut keskeiset ominaisuudet

  • Power Apps -pyyntö- ja hyväksyntäsovellukset
  • Peräkkäiset ja roolipohjaiset hyväksyntätyönkulut
  • SharePoint-luetteloiden ja asiakirjojen hallinta
  • Automaattiset sähköpostit, hälytykset, muistutukset ja ilmoitukset
  • Tehtävien jako ja työnkulun tilan seuranta
  • Microsoft 365- ja liiketoimintajärjestelmäintegraatiot
  • Power BI -raportit ja operatiiviset koontinäytöt
  • Työnkulkujen vianmääritys, testaus, dokumentointi ja optimointi

Lisättävissä

+ Mukautetut yhdistimet + Microsoft Teams -keskustelut ja -kanavat + Outlookin .msg-tiedostojen käsittely + JSON-raporttitietojen käsittely + Lisä-Power Apps -lomakkeet + Uudet hyväksyntä- ja tehtävämoduulit

Kuka muu voi käyttää tätä ratkaisua

Näillä yrityksillä on samankaltainen tehtävä, ja sama ratkaisu voidaan mukauttaa yhdistämään niiden pyynnöt, hyväksynnät, tietueet ja raportit.

Tilitoimisto

Tehtävä Se hallinnoi asiakastyötä, hyväksyntöjä, sähköposteja, asiakirjoja ja tiimin toistuvia tehtäviä.
Miten ratkaisu auttaa Ratkaisu yhdistää kirjanpidon työnkulut tietueisiin, tehtävien jakoon, ilmoituksiin ja raportteihin.
Tilitoimistot

Rekrytointikonsulttiyritys

Tehtävä Se koordinoi rekrytointipyyntöjä, ehdokastietoja, hyväksyntöjä, viestintää ja jaettua työtä.
Miten ratkaisu auttaa Ratkaisu ohjaa rekrytointiprosesseja, päivittää jaettuja tietueita, lähettää hälytyksiä ja näyttää operatiivisen toiminnan.
Yrityspalvelut

Hallintopalveluyritys

Tehtävä Se hallinnoi pyyntöjä, hyväksyntöjä, tietueita, raportointia ja toistuvia tietojen syöttöprosesseja.
Miten ratkaisu auttaa Ratkaisu yhdistää lomakkeet, työnkulun vaiheet, tehtävät, ilmoitukset ja operatiiviset raportit.
Yrityspalvelut

Teknologiapino

PHP

SharePoint-integraatio

PHP tukee yhteyttä Office 365 -resursseihin ja SharePoint-tietoihin.

Python

Microsoft API -yhteys

Python tukee Microsoft API -yhteyttä, todennusta ja HTTP-viestintää.

JavaScript / TypeScript (Node.js)

Outlook-tiedostojen käsittely

JavaScript ja TypeScript tukevat Outlook-viestitiedostojen käsittelyä.

vgrem/php-spo

Office 365 -resurssit

vgrem/php-spo (PHP-kirjasto Office 365:lle) suorittaa luonti-, luku-, päivitys- ja poistotoiminnot Office 365 -rajapinnan kautta.

microsoft-kiota-http

Microsoft API -pyynnöt

microsoft-kiota-http (Python-kirjasto Microsoft API -viestintään) tarjoaa HTTP-kerroksen API-pyyntöjä varten.

microsoft-kiota-authentication-azure

API-todennus

microsoft-kiota-authentication-azure (Python-kirjasto Microsoft-todennukseen) tukee todennettua pääsyä Microsoft API -rajapintoihin.

microsoft-kiota-abstractions

API-abstraktiot

microsoft-kiota-abstractions (Python-kirjasto Microsoft API -rakenteille) tukee luotuja Microsoft API -asiakasohjelmia.

Power Automate

Työnkulkujen automatisointi

Power Automate ohjaa hyväksyntöjä, jakaa tehtäviä, lähettää viestejä, päivittää tietueita ja yhdistää liiketoimintajärjestelmiä.

Power Apps

Liiketoimintasovellukset

Power Apps tarjoaa canvas- tai mallipohjaisia sovelluksia pyyntöihin, hyväksyntöihin, tehtävien seurantaan ja toimintoihin.

SharePoint, Excel, PDF, JSON

Liiketoimintatiedot ja tiedostot

Nämä muodot ja alustat tallentavat, vaihtavat ja jäsentävät työnkuluissa käytettäviä tietueita, asiakirjoja ja raporttitietoja.

Integraatiot

SharePoint and Microsoft Lists

Ratkaisu lukee ja päivittää luetteloiden tietueita, asiakirjoja, hyväksyntätuloksia ja sisällön tilaa.

Microsoft Teams

Ratkaisu luo keskusteluja ja kanavia sekä käsittelee keskusteluviestejä operatiivista viestintää varten.

Outlook

Ratkaisu tukee Outlookiin liittyvää työnkulkuviestintää ja viestitiedostoja.

Microsoft Forms

Ratkaisu vastaanottaa lähetettyjä lomaketietoja, jotka käynnistävät työnkulkuja tai tukevat niitä.

Power BI

Ratkaisu lähettää tietojoukkorivejä ja päivittää tietojoukkoja raportteja ja koontinäyttöjä varten.

Microsoft Dynamics 365

Power Automate yhdistää työnkulkuprosessit Microsoft Dynamics 365:een.

Tulos

Pyynnöt etenevät näkyvien hyväksyntävaiheiden läpi

Pyyntö- ja hyväksyntätyötila antaa yritykselle yhden paikan pyynnön lähettämiseen ja sen hyväksynnän tilan seuraamiseen. Hyväksyntäpäätökset ja tulokset pysyvät yhteydessä pyyntöön sen sijaan, että niitä käsiteltäisiin erillisinä viesteinä.

Vaiheisiin perustuva rakenne tukee asiakkaan omia hyväksyntäsääntöjä ja helpottaa prosessin nykyisen tilan tarkastelua.

Näin se toimii

  1. Pyyntölomake sisältää pyynnön kentät ja tallentaa lähetetyt tiedot.
  2. Power Automate ohjaa pyynnön määritettyjen hyväksyntävaiheiden läpi ja tallentaa hyväksyntäpäätökset sekä tulokset.
  3. Työnkulun tila-alue näyttää nykyisen tilan ja lähettää sidosryhmille ilmoituksia työnkulun tapahtumien yhteydessä.
  • Peräkkäiset hyväksyntävaiheet
  • Roolipohjaiset hyväksyntäpäätökset
  • Työnkulun tulostietueet
Pyyntö- ja hyväksyntätyötila

Pyyntö- ja hyväksyntätyötila

Tämän näkymän toiminnot
Luo hyväksyntätyönkulkuja Määritä työnkulun vaiheet

Asiakirjat ja SharePoint-tietueet pysyvät yhteydessä

SharePoint-työtila yhdistää luetteloiden tietueet, asiakirjat, hyväksyntätulokset ja päivitetyn sisällön. Asiakirjojen työnkulkujen automatisointi pitää asiakirjojen hyväksynnät ja tietueiden päivitykset osana samaa prosessia.

SharePoint-sisältö pysyy osana hyväksyntäprosessia erillisen manuaalisen tehtävän sijaan.

Näin se toimii

  1. SharePoint-luettelonäkymä näyttää SharePoint-luettelon tiedot.
  2. Asiakirjakirjasto tallentaa asiakirjat ja tarjoaa asiakirjojen hyväksyntätoiminnot.
  3. Tietueiden päivityslomake kirjoittaa päivitetyt tietueet ja sisällön tilan SharePointiin.
  • SharePoint-luettelon tiedot
  • Asiakirjojen hyväksyntätoiminnot
  • Päivitetyn sisällön tila
Vinkki: SharePoint-sisältö pysyy osana hyväksyntäprosessia erillisen manuaalisen tehtävän sijaan.
SharePoint-tietueet ja asiakirjat

SharePoint-tietueet ja asiakirjat

Tämän näkymän toiminnot
Asiakirjojen työnkulkujen automatisointi Hallitse SharePointiin tallennettuja tietoja

Jaettu työ ja työnkulkujen hälytykset näkyvät

Tehtävä- ja ilmoituskoontinäyttö tarjoaa operatiivisille johtajille suoran näkymän jaettuun työhön, määräpäiviin, muistutuksiin ja hälytyksiin. Tehtävien jaot ja prosessin käynnistimet näytetään työnkulun tilan rinnalla.

Tämä auttaa yritystä yhdistämään päivittäisen operatiivisen viestinnän sen käynnistäneeseen työhön.

Näin se toimii

  1. Tehtäväluettelo näyttää tehtävien jaot ja niiden työnkulun tilan.
  2. Vastuuhenkilö- ja määräpäiväkentät yhdistävät kunkin tehtävän vastuuhenkilöön ja aikatauluun.
  3. Ilmoitussyöte tallentaa prosessin käynnistimien luomat ilmoitukset, muistutukset ja hälytykset.
  • Tehtävien jaot
  • Määräpäivät
  • Muistutusten ja hälytysten tila
Tehtävä- ja ilmoituskoontinäyttö

Tehtävä- ja ilmoituskoontinäyttö

Tämän näkymän toiminnot
Automatisoi työnkulkuja

Operatiivista toimintaa on helpompi tarkastella

Raportointinäkymä kokoaa hyväksytyt tiedot, työnkulun tulokset, raportit ja analytiikan yhteen näkymään. Interaktiiviset raportit ja koontinäyttöruudut tukevat operatiivista tarkastelua ilman tietojen manuaalista uudelleenrakentamista.

Tietojen päivitys pitää raportointinäkymän saatavilla olevien työnkulun tulosten mukaisena.

Näin se toimii

  1. Raporttisuodattimet käyttävät hyväksyttyjä tietoja ja työnkulun tuloksia raporttinäkymän määrittämiseen.
  2. Interaktiivinen raporttialue esittää raportit ja analytiikan.
  3. Koontinäytön ruudut näyttävät koontinäytön tiedot, kun tietojen päivitysohjaus päivittää ne.
  • Raporttisuodattimet
  • Interaktiivinen raporttialue
  • Koontinäytön tietojen päivitys
Huomautus: Power BI voi vastaanottaa tietojoukkorivejä, luoda push-tietojoukkoja ja päivittää tämän raportointikerroksen tietojoukkoja.
Operatiiviset raportit ja koontinäytöt

Operatiiviset raportit ja koontinäytöt

Tämän näkymän toiminnot
Luo raportteja analyysiä varten

Mitä ratkaisu tarjoaa

Ratkaisun avulla yritys voi:

  • Luoda ja hallita hyväksyntätyönkulkuja Power Appsissa
  • Yhdistää pyynnöt, tietueet, asiakirjat, tehtävät ja raportit Microsoft 365:ssä
  • Jakaa tehtäviä ja lähettää ilmoituksia, hälytyksiä, muistutuksia ja sähköposteja työnkulun tapahtumista
  • Pitää SharePoint-tietueet ja asiakirjat ajan tasalla automaattisten prosessien avulla
  • Tarkastella hyväksyttyjä operatiivisia tietoja raporteissa ja koontinäytöissä
  • Ylläpitää ja laajentaa työnkulkuja dokumentoitujen, modulaaristen komponenttien avulla

Voisivatko valmiit järjestelmät hoitaa tehtävän?

Ennen suunnittelua tehtävää verrattiin valmiisiin tuotteisiin niiden omien kuvausten perusteella.

Mitä asiakas tarvitsee Työnkulkualustat Jotform Workflows, Kissflow, ProcessMaker Toiminnanohjaus Karbon Asiakirjayhteistyö Progress ShareFile Mukautettu ratkaisu
Power Apps -sovellusten rakentaminen toimintoihin — — —
Microsoft 365 -järjestelmien yhdistäminen — — —
Työnkulkuviestinnän automatisointi osittain
Raporttien ja koontinäyttöjen tarjoaminen osittain osittain —
Sopii asiakkaan omiin sääntöihin: vaiheet, roolit, raportit osittain osittain osittain
Kaikki vaiheet yhdessä paikassa — — —
Ei manuaalisia vaiheita ohjelmien välillä osittain osittain —

Tuotteiden ja niiden kategorian julkisten kuvausten perusteella.

Valmiit työnkulkualustat kattavat hyväksynnät, tehtävien automatisoinnin ja osan raportoinnista, kun taas toiminnanohjaus- ja asiakirja-alustat keskittyvät rajatumpiin toimintoihin.

Valmis tuote riittää, kun yritys tarvitsee vain yhden näistä toiminnoista. Tämä asiakas tarvitsi Microsoft 365 -yhteydet, omat työnkulkusääntönsä ja raportoinnin yhteen koordinoituun järjestelmään.

Osat ovat hajallaan eri tuotekategorioissa, ja niiden väliset yhteydet vaativat edelleen määritystyötä ja integraatioita.

Lopputulos

Lopulta ratkaisu rakennettiin vähentämään manuaalista työtä asiantuntijapalvelupyynnöstä hyväksyntään ja raportointiin.

UKK

Harkitsetko vastaavan järjestelmän rakentamista? Lue alla olevat vastaukset ja selvitä, miten Power Automate, Power Apps, SharePoint ja raportointi voidaan yhdistää yhdeksi liiketoimintaprosessiksi.

Tarvitsetko jotain vastaavaa? Keskustellaan
Tai selaa lisää projekteja