Yhteenveto
Hotelliketju hallinnoi varauksia, huoneiden saatavuutta, vieraspalveluita, laskutusta ja raportointia koko majoitusliiketoiminnassaan.
Ratkaisuksi rakennettiin räätälöity varausjärjestelmä, joka yhdistää hotellitoiminnot, OTA-synkronoinnin, laskutuksen ja raportoinnin yhteen paikkaan.
Järjestelmä vähentää manuaalista työtä ja aikaa, joka kuluu varaustietojen siirtämiseen hotellin tehtävien ja työkalujen välillä.
Asiakkaan tarina
Asiakas on romanialainen hotelliketju. Se ylläpitää majoitusliiketoimintaa, jossa henkilökunta koordinoi varauksia, huoneiden saatavuutta ja vieraiden saapumisia.
Huonesiivous, laskutus ja raportointi kuuluvat samaan päivittäiseen toimintaan.
Varaustiimit tarvitsevat ajantasaiset huonevarasto- ja varaustiedot, kun taas vastaanoton ja siivouksen henkilökunta seuraa vieraiden ja huoneiden tilaa. Johtajat ja kirjanpitäjät tarvitsevat lisäksi taloustietoja ja raportteja.
Pyyntö oli yksinkertainen: varausten ja hotellin päivittäisten toimintojen hallinta yhdessä järjestelmässä. Myös suorien varausten, OTA-synkronoinnin, laskutuksen, maksujen ja raportoinnin tuli sopia samaan ratkaisuun.
Ratkaisu rakennettiin modulaariseksi hotellien PMS-järjestelmäksi, jossa on erilliset näkymät saatavuudelle, varauksille, OTA-synkronoinnille, huonesiivoukselle ja tuottoraportoinnille. Käyttöoikeudet, integraatiot ja myöhemmät laajennukset käsiteltiin osana rakennetta eikä erillisinä työkaluina.
Asiakas pyysi
- Huoneiden, saatavuuden ja koko varausprosessin keskitettyä hallintaa
- Vierastietojen, historian, sisään- ja uloskirjautumisten sekä viestinnän hallintaa
- Suorien varausten yhdistämistä OTA-kanaviin ja kanavanhallintajärjestelmiin
- Laskutuksen, laskujen, maksujen, taloushallinnon ja talousraporttien hallintaa
Miksi valmisohjelmisto ei sopinut
Valmiit hotellien hallintatuotteet kattavat vastaanoton, varaukset ja huonesiivouksen. Niihin sisältyy myös taloushallinto, raportointi ja useiden kiinteistöjen hallinta, mutta niiden käyttöoikeusmalli ja ominaisuusyhdistelmä eivät välttämättä sopineet tälle hotelliketjulle. Varausten, CRM:n ja operatiivisen työn yhdistämiseen tarvittiin räätälöity varausjärjestelmä. Sen tuli tukea myös integraatioita ja käyttöoikeussääntöjä sekä tarvittaessa yhteensopivuutta vanhojen järjestelmien kanssa.
Projektin yleiskatsaus
Ratkaisu suunniteltiin yhteisten varaustietojen ympärille, jotta saatavuus, vastaanoton työ ja raportointi toimivat yhdessä. Huonevarasto ja varauksen tila pysyvät yhteydessä, kun henkilökunta käsittelee varausta sen koko elinkaaren ajan.
Huoneen valintaa varten saatavuusnäkymä yhdistää päivämäärät, huoneen tilan ja huonetyypit. Vieraan toiveet ja varaustiedot täydentävät huoneen valintanäkymää, ja varauskalenteri sekä varastomoduulit pitävät huonetiedot yhteydessä toisiinsa.
Varausten hallinta suunniteltiin vastaanoton ja varaustiimien tarpeisiin. Se kokoaa vierashaun, varauksen tilan, sisäänkirjautumisen, uloskirjautumisen ja varaushistorian yhteen näkymään.
OTA-synkronointi toteutettiin erillisenä valvontanäkymänä, jossa ovat yhdistetyt kanavat, muutosjonot, lokit ja uudelleenyritystoiminnot. Näin uudet, muokatut ja perutut varaukset ovat varaustiimin nähtävissä.
Ratkaisu sisältää myös siivoustaulun ja tuottavuusnäkymän. Lasku- ja raporttitoiminnot, viennit sekä yhteydet taloushallintoon tarjoavat johtajille ja kirjanpitäjille näkymän operatiivisiin ja taloudellisiin tietoihin.
Toimitetut pääominaisuudet
- Keskitetty huoneiden saatavuuskalenteri
- Huoneen ja varauksen valinta
- Varausprosessin elinkaaren hallinta
- Vierastiedot ja varaushistoria
- Sisään- ja uloskirjautumisten seuranta
- OTA-varausten synkronointi
- Huonesiivouksen tilataulu
- Laskujen ja raporttien luonti
- Tuotto- ja käyttöasteen hallintapaneeli
